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事例:Gmail や ZAQ など複数のメールアカウントの運用を整理したい。

まいど!なかがみです。

今回は大阪市中央区での直接受注事例です。メールアドレスを4つお持ちの方で、Windows Live Mail 2011 に Gmail 2つ、ZAQ 2つ、計4つのメールアドレスを設定し運用中。さらに、それらを自宅と職場、両方の場所で運用されています。煩雑になっているメールの管理を、より効率よく便利にするにはどうすればよいか、というご相談です。

また、その前段階として1つ不具合があり、Gmail のメールアドレス1つについて、Windows Live Mail からアクセスできないとのことなので、その解消も行います。

対応作業

Windows Live Mail から Gmail へのアクセス許可

Windows Live Mail から Gmail へのアクセスが出来ない状態については、Google のアカウント設定のうち、セキュリティ関連のところで、「安全性の低いアプリのアクセスを許可する」という項目があります。通常はアクセスが許可された状態なのですが、今回お客さまから聞き出したところによると、パスワードの再設定の時に、アクセスを拒否する設定にされたご様子でした。これが原因で、Windows Live Mail から Gmail へのログインが妨げられていたようです。許可する設定に切り替え、正常にメールを取得できることを確認しました。

参考:Google – 安全性の低いアプリのアクセスを許可する

メールアドレス管理の統合とメールデータ・アドレス帳データの移行

今回の場合、自宅と職場の2箇所での管理であることを考慮し、Windows Live Mail でのメール管理をやめ、Gmail にメールがすべて集まるよう再設定します。というのも、2つの場所のパソコンにおいてメールソフトを使ったメール管理する場合、例えば、自宅で削除したメールを職場でもう一度削除してやる必要があったり、アドレス帳も、自宅と職場それぞれで編集する必要があったりと、どうしても二度手間が発生します。メール管理の場所を Gmail に集約することで、この手間を半分に省くことができます。

手順は、まず ZAQ のメールアドレス宛に届いたメールを、Gmail の管理画面上で、Gmail から ZAQ へ POP3 接続を使ってメールを取得・管理する設定を行います。その後 Windows Live Mail 上で、過去に届いた ZAQ のメールデータを ZAQ から Gmail のメールボックスへコピーします。

大事なアドレス帳は、Windows Live Mail から一度エクスポート(CSVファイルとして外部保存)し、Gmail の連絡先(コンタクトリスト)へインポート(取り込み)を行います。この時、登録内容が重複しないよう、データの統合を行いました。

上記作業により、ZAQ と Gmail の両方に届いたメールやアドレス帳を、Gmail 上ですべて一元管理することができる状態になりました。これで、自宅から Gmail にアクセスしてメールを削除すると、職場で Gmail にアクセスすれば、メールは削除された状態になり、アドレス帳もいずれか片方からの編集だけで済みます。かかる手間が半減となりました。

設定後、簡単な操作指導を行い、作業は完了です。ちなみに、複数のメールアドレスを Gmail で管理するようになりましたが、署名はメールアドレスごとに変えることができますので、その手順もご案内させて頂きました。

参考:Google – Gmail の署名 – Google Apps 管理者 ヘルプ

複雑なメールの管理もお任せ下さい

今回のように、初期設定などに限らず、使っていくうちに不便に思うようなことの改善相談も承っております。一人でやると1日かかることも、数時間頂ければ完了できることが多いので、手間に思うことがあればお気軽にご相談下さい。それぞれの方にあった最適な方法をご提案、設定させて頂きます。

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